BAHASA DALAM SURAT PRIBADI & SURAT DINAS

Bahasa dalam Surat Pribadi dan Surat Dinas

A.    Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah mempelajari tentang Bahasa dalam surat pribadi dan surat dinas, peserta didik dapat:

1) Memahami bahasa surat pribadi dan surat dinas

2) Memahami syarat bahasa surat

3) Membuat bahasa surat yang benar

B.    Uraian Materi

1.       Bahasa Surat

Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Pesan yang disampaikan dalam surat adalah bahasa tulisan yang dipergunakan dalam surat-menyurat, berisi buah pikiran penulis surat dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif.

2.      Syarat Bahasa Surat Yang Baik

Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara penyesuaian surat itu harus diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca berulangulang atau diingat selama masih tertulis. Dengan demikian, hindari kata yang kurang tepat, terutama yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Di bawah ini akan dijelaskan hal-hal yang harus diperhatikan untuk menyusun surat yang baik.

a)     Alinea dan Kalimat

Alinea adalah himpunan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk membentuk sebuah gagasan yang jelas. Dalam satu alinea, hanya ada satu pokok pikiran dan tidak boleh lebih.

Alinea yang sempurna terbentuk dari himpunan kalimat dan harus berkaitan dengan tema yang disampaikan. Namun demikian, ada juga alinea yang hanya terdiri dari satu kalimat. Misalnya, dalam alinea penutup hanya dituliskan, "Atas perhatian, Saudara kami ucapkan terima kasih". Alinea penutup ini terbentuk atas satu kalimat dan tidak perlu penjelasan. Kalimat adalah penyampaian makna tertulis. Dalam menyusun kalimat surat, hindari kesalahan penafsiran atau keraguan pada pihak pembaca. Untuk menghindari kesalahan tersebut gunakanlah kalimat yang singkat namun jelas. Idenya dapat mewakili pikiran kita dan dapat diterima oleh pembaca dengan baik. Dengan kata lain, kalimat yang pendek/singkat lebih efektif digunakan daripada kalimat yang panjang.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penggunaan kalimat adalah kalimat yang satu dengan yang lainnya harus berhubungan/berkaitan dalam membentuk suatu gagasan tertentu. Alinea terdiri dari satu kalimat utama dan beberapa kalimat penjelas. Kalimat penjelas ini berfungsi untuk mengembangkan alinea tersebut.

b)     Ejaan dan Tanda Baca (Pungtuasi)

Ketentuan mengenai penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat membantu dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam hal ejaan adalah:

1)      Penulisan huruf besar

Hal yang harus diperhatikan pada penulisan huruf besar dalam penulisan surat terutama untuk penulisan nama orang, nama jalan, kata ganti orang, nama lembaga, nama organisasi.

Contoh:

a) Dra. Lilis Suswani

b) Jl. Mangga No. 123 Jakarta Timur2013

c) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih

d) Dewan Perwakilan Rakyat

e) PT Anugrah Jaya

f) CV Jaya Perkasa

2)     Penulisan kata turunan

Penulisan kata turunan adalah kata dasar yang diberikan pada imbuhan, sisipan, akhiran, dan gabungan imbuhan.

Contoh, kata beri tahu jika diberikan akhiran "kan" menjadi beri tahukan, misalnya pada kalimat: Dengan ini kami beri tahukan bahwa kata beri tahu jika mendapat gabungan imbuhan ditulis serangkai menjadi satu kata, yaitu memberitahukan, diberitahukan.

3)     Penulisan kata ulang

Penulisan gabungan kata ditandai dengan tanda hubung (-) terhadap unsur kata yang diulang, tidak boleh menggunakan angka-angka. Tujuan penulisan kata ulang adalah menyatakan penjamakan satu kata dengan cara diulang bukan dengan menambahkan kata bilangan tidak tentu, seperti semua, segala, para, seluruh, beberapa, dan sebagainya.

Contoh: barang diulang menjadi barang-barang bukan semua barang, semua barang-barang.

4)     Penulisan gabungan kata

Penulisan gabungan kata biasanya disatukan bila berupa kata majemuk dan ungkapan yang sudah dianggap senyawa,

Contoh:

Penulisan serangkai                                 Penulisan terpisah

dari pada                                                terima kasih

perihal                                                    dengan hormat

kepada                                                    hormat saya

andaikata                                               hormat kami

kendatipun                                            walaupun

bagaimanapun

apabila

5)     Penulisan kata ganti

Penulisan kata ganti orang yang digunakan sebagai sapaan ditulis dengan huruf besar.

Contoh:

a) Atas perhatian Saudara. saya ucapkan terima kasih.

b) .......bahwa perusahaan Bapak membutuhkan tenaga administrasi.

c) Kehadiran Bapak /Ibu/Saudara/i sangat kami harapkan.

6)     Penulisan kata depan

Penulisan kata depan selalu terpisah dengan kata yang mengikutinya. Namun untuk penulisan kata depan di dan ke terdapat ketentuan tersendiri, karena kata depan didan ke selain berfungsi sebagai kata dengan juga berfungsi sebagai awalan. Penulisan di dan ke sebagai kata depan ditulis terpisah dari kata yang mengikuti, sedangkan di dan ke sebagai awalan ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya.

Contohnya di dan ke sebagai kata depan dan awalan:

Kata depan Awalan

di sini ke sini diterima

kesatu

di samping ke samping dijawab

keluar

ke sebelah ke bawah diperbaiki

diantar

di luar dilampirkan

7)     Penulisan unsur serapan

Contoh penulisan unsur serapan:

quality = kualitas

management = manajemen

standard = standar

system = system

8)    Penggunaan tanda baca

Tanda baca harus digunakan secara tepat sebab jika tidak tepat dapat menimbulkan arti yang lain.