PERLENGKAPAN & TEKNIK LIPATAN SURAT

Perlengkapan dan Teknik Lipatan Surat

A.    Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah mempelajari tentang perlengkapan dan teknik lipatan surat, peserta didik dapat:

1) Mengenal jenis kertas surat.

2) Membedakan jenis kertas surat.

3) Mengenal ukuran kertas dan macam-macam sampul kertas.

4) Menjelaskan kegunaan sampul surat

5) Mengenal macam-macam lipatan surat

6) Membedakan macam-macam lipatan surat

B.    Uraian Materi

Sebuah surat yang baik harus memiliki "perwajahan" yang menarik. Mengapa demikian? Karena sebuah surat yang memiliki "wajah" yang baik/menarik akan membuat orang senang dan tertarik terhadap surat itu. Hal ini membawa pengaruh positif terhadap orang/perusahaan yang mengirim surat tersebut. Untuk itu, sebuah surat harus memiliki kelengkapan sebagai berikut.

1.       Penggunaan Kertas

Kertas yang digunakan untuk menulis surat haruslah kertas yang berkualitas baik. Hal ini mengingat surat diarsip untuk jangka waktu yang lama. Jadi, kertas surat haruslah kertas yang tahan lama.

Macam-macam Kertas Untuk Surat

1) Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.

2) Kertas tipis atau doorslag untuk tembusan.

3) Onionskin paper, kertas ini tipis namun kuat. Digunakan untuk surat-surat yang dikirim ke luar negeri.

4) Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.

2.      Warna Kertas

Untuk menulis surat, biasanya digunakan kertas berwarna putih. Kertas berwarna lain boleh digunakan untuk tembusan agar kelihatan "berbeda". Dewasa ini, banyak yang menggunakan kertas aneka warna tetapi jenis kertasnya tentu berbeda dengan kertas yang digunakan untuk tembusan.

3.      Ukuran Kertas

Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang pendeknya isi surat. Untuk surat yang panjang digunakan kertas berukuran folio dan untuk surat yang sedang atau pendek digunakan kertas berukuran kuarto. Selain kertas folio dan kuarto, masih ada beberapa macam kertas lain yang sering digunakan, yaitu kertas sikmo, oktavo, kertas A4, AS, A6, dan sebagainya. Adapun ukuran kertas tersebut adalah sebagai berikut:

1). Folio berukuran 204 x 330 mm

2). Kuarto berukuran 204 x 254 mm

3). Sikmo berukuran 204 x 165 mm

4). Oktavo berukuran 204 x 127 mm

5). Memo berukuran 204 x 127 mm

Di samping ukuran kertas folio, kuarto, sikmo, dan oktavo, dalam kegiatan surat menyurat dikenal pula ukuran kertas Internasional. Ukuran kertas internasional antara lain:

1) A4 berukuran 210 mm x 297 mm

2) A5 berukuran 148 mm x 210 mm

3) A6 berukuran 105 mm x 148 mm

4) A7 berukuran 74 mm x 105 mm

4.      Tinta

Untuk menulis surat biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau biru. Tinta yang berwarna lain, seperti warna merah, hijau, dan lainlain, tidak biasa digunakan untuk menulis surat.

5.      Sampul Surat

Sampul merupakan pelindung surat. Penggunaannya harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang digunakan. Misalnya sampul surat empat persegi digunakan untuk kertas kuarto dan amplop panjang digunakan untuk kertas berukuran folio. Macam-macam sampul surat:

6.      Lipatan Surat

Kerapian surat perlu dijaga agar tidak kusut ketika dimasukkan ke dalam sampul. Untuk itu, agar dapat dimasukkan dengan rapi dan tepat ke dalam sampul, surat harus dilipat. Melipat surat tidak boleh sembarangan. Tata cara melipat surat harus disesuaikan dengan ukuran kertas dan kepentingannya. (Dra. Cut Rozanna, Dra, Noviarti, Dra, Tedjaningsih; Surat Menyurat dan Komunikasi, Penerbit Angkasa, Bandung, 1995.)