SURAT

SURAT

A.    PENGERTIAN SURAT

W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Oleh karenanya, batasan itu perlu diperjelas lagi dengan penekanan bahwa maksud yang disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan, pernyataan, pertimbangan, lamaran, penolakan, dan sebagainya.

Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah pengertian sempit. Padahal surat mengandung aspek yang lebih luas mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan maksud tertentu.

Dalam hal ini, yang dimaksud dengan informasi tertulis adalah informasi berupa kabar atau berita seperti surat berita yang sudah umum dikenal, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat panggilan, dan surat permohonan. Sedangkan informasi berupa rekaman berita secara tertentu, misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta, dan kontrak. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya surat adalah: Informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat-menyurat.

B.    Pengertian Surat Menyurat

Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama atau perseorangan (pribadi) atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi. Para pelaku dalam korespondensi disebut korespondensi.

Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).

Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris, Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).

Menurut O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin dalam bukunya ”Surat Menyurat Serbaguna” mengatakan bahwa : ”Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu”.

Menurut Dra. Sedarmayanti M. Pd dalam bukunya ”Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran” mengatakan bahwa definisi Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita”.

Menurut I. G. Warsanto, dalam bukunya ”Kearsipan I” mengatakan bahwa ”Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu”.(Warsanto I. G., Kearsipan I, Cetakan Ketiga, Jakarta, 1997, Hal 120. )

Dari berbagai defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat :

1.       Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan sehelai kertas/lebih.

2.      Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya, antar pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan. 

3.      Surat dapat menghubungkan seseorang dengan kelompok atau menghubungkan kelompok dengan seseorang yang berjauhan. 

4.      Surat memiliki bagian-bagian tertentu seperti ukuran kertas surat, bahasa surat, bentuk-bentuk surat, dan jenis-jenis surat. 

5.      Surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta petunjuk intern dari perusahaan/kantor yang bersangkutan. 

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

C.    Tujuan Penulisan Surat

Setiap orang mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu orang yang tergabung di dalamnya harus mengadakan kerjasama. Untuk melaksanakan kerja sama harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan isyarat, lisan, maupun tertulis. Dengan komunikasi lisan biasanya penyampaian informasi tak selalu lengkap dan tidak selalu lancar seperti yang diharapkan oleh pengirim atau penerima berita. Gangguan- gangguan ini mungkin berupa gangguan lingkungan, fisik, bahasa, dan lain-lain. Akibat dari gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa :

1.       Warta yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai ke tujuan

2.      Warta yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh si penerima

3.      Si penerima salah menafsirkan isi surat, akibatnya salah mengambil sikap atau keputusan

4.      Warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau mungkin tidak ditanggapi sama sekali

Dalam penulisan surat bukan tidak ada gangguan atau hambatannya, tetapi sangat kecil. Dalam suatu kantor atau organisasi sangat diharapkan sekali setiap pegawai ataupun pimpinan harus terampil membuat surat.

Tujuan seseorang atau suatu organisasi/kantor menulis surat adalah

1.       Menyampaikan informasi

2.      Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.

3.      Memperlancar arus komunikasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tafsir.

4.      Mengehemat waktu, tenaga, dan biaya dari pada bertemu langsung dengan pihak yang dituju.

Pada kenyataan, dalam menulis surat ada beberapa kesalahan yang sering ditemukan, baik diinstansi pemerintah maupun lembaga sosial dan perusahan-perusahan. Kesalahan-kesalahan tersebut antara lain :

1.       Penggunaan tanda baca yang kurang tepat sehingga menimbulkan salah pengertian.

2.      Susunan kalimat yang tidak lengkap.

3.      Tata bahasa yang tidak teratur.

4.      Ketikan salah atau banyak yang kotor.

5.      Pemakian kata dan istlah asing yang tidak tepat.

6.      Kurang sopan dan ceroboh dalam mengutarkan gagasan.

7.      Penggunanaan ejaan yang tidak sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.

8.     Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele.

9.      Susunan isi atau komposisi surat yang tidak teratur.

D.   Fungsi Surat

Sudah dijelaskan pada uraian terdahulu bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang sangat efisien karena dapat dijadikan bukti autentik (hitam di atas putih). Selain sebagai sarana komunikasi, surat dapat juga berfungsi (terutama surat resmi) sebagai :

1.       Alat bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian

2.      Alat pengingat/berpikir, misalnya surat yang telah diarsipkan

3.      Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau

4.      Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan dan sebagainya

5.      Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan

6.      Duta atau wakil organisasi

7.      Barometer kemajuan kantor 

E.    Jenis Surat

Banyak jenis surat yang beredar dalam kehidupan sehari-hari dan berbagai corak ragam surat sebagai alat tata usahayang dikirim atau diterima oleh suatu kantor. Ini merupakan tanda bahwa telah terjadi aktivitas secara dinamis di kantor tersebut karena surat sesungguhnya merupakan alat ukur maju mundurnya aktivitas kantor atau kegiatan administrasi kantor.

1.       Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

Surat pribadi, dapat dibedakan :

1). Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan.

2). Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran kerja.

2.      Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.

3.      Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.

4.      Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.

Perbedaan surat pribadi serta surat dinas swasta dan pemerintah adalah :

1.       Surat Pribadi.

Sudah dijelaskan di atas bahwa surat pribadi dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu yang bersifat kekeluargaan dan setengah resmi (surat lamaran pekerjaan). Surat pribadi disebut juga surat perorangan (prive) yang berisi masalah perorangan atau pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas.

2.      Surat Dinas Swasta dan Pemerintah.

Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan dan dibuat untuk memecahkan masalah kedinasan pula. Bila surat dinas tersebut berhubungan dengan masalah pemerintahan, maka surat tersebut disebut surat dinas pemerintahan dan kalau menyangkut niaga maka disebut surat dinas niaga/ dinas swasta.

Berikut adalah contoh surat pribadi, dinas swasta dan dinas pemerintahan.

a)    Contoh Surat Pribadi

b)   Contoh Surat Dinas Swasta

c)    Contoh Surat Dinas Pemerintah